Formation : Organiser et faire vivre le classement


Participants au module de formation

Assistante et secrétaire. Toute personne désirant organiser un classement collectif pour assurer un accès rapide aux informations.

Méthodologie

Apporter des outils pour construire le système de classement adapté aux besoins de votre service ou de votre structure.

Pré-requis

Connaissance de Word et Excel.

Durée

2 jours



Objectifs de la formation : organiser et faire vivre le classement


Mettre en place un classement collectif efficace, accessible, fiable et évolutif. Mettre en place des documents simples pour suivre le classement et communiquer avec les équipes.


Programme

  • Analyser l'information à traiter et choisir une méthode de classement
    • Situer les besoins d'information
    • Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et leurs limites
    • Choisir la méthode de classement la mieux adaptée
    • Mettre en oeuvre les 4 principes d'un classement efficace
  • Faciliter l'accès de tous à l'information
    • Réorganiser le classement
      • la méthode AIR pour réorganiser le classement d'un petit service
      • la méthode ACTION pour une structure plus importante ou pour une petite entreprise
    • Elaborer un plan de classement
    • Choisir des titres de dossiers pertinents 
    • Structurer le contenu des dossiers en codifiant les documents électroniques
  • Savoir quoi jeter, quoi archiver
    • Garder ou jeter ? Identifier les bonnes pratiques et les critères
    • Connaître les durées légales de conservations des documents
    • Optimiser la consultation des archives
    • Détruire ou faire détruire des archives
    • Optimiser le suivi du classement avec les logiciels informatiques
    • Faciliter la recherche des documents sous XP
    • Suivre le plan de classement avec Excel et Word
    • Communiquer avec l'équipe pour faire vivre le classement

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Programme de formation - organiser et faire vivre le classement, tarifs et coordonnées.
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